Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) menerima kunjungan tim Keprotokolan dan Kearsipan dari Universitas Negeri Malang (UM) dalam kegiatan benchmarking yang berlangsung di Ruang Sidang lantai 2, Perpustakaan dan Arsip UGM, Kamis (30/10). Kegiatan ini menjadi wadah berbagi praktik baik dan penguatan tata kelola administrasi universitas dalam bidang keprotokolan serta pengelolaan arsip.
Sebanyak 14 peserta dari UM hadir dalam kegiatan tersebut, dipimpin oleh Raden Roro Devita Nirmala Hapsari, S.S., MBA, Subkoordinator Tata Usaha Sekretariat Universitas UM. Rombongan disambut langsung oleh Sekretaris Universitas UGM, Dr. Andi Sandi Antonius Tabusassa Tonralipu, S.H., LL.M., beserta tim Humas dan Protokol UGM. Turut hadir pula Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, S.IP., MBA, beserta jajaran manajemen dan arsiparis.
Dalam sambutannya, Dr. Andi Sandi Antonius Tabusassa Tonralipu menyampaikan apresiasi atas inisiatif UM untuk menjalin kerja sama pengetahuan lintas institusi. “Kami menyambut baik kegiatan benchmarking ini sebagai upaya memperkuat sinergi antaruniversitas. Pengelolaan keprotokolan dan kearsipan yang profesional sangat penting dalam menjaga citra dan integritas lembaga pendidikan tinggi,” ujarnya.
Kegiatan berlangsung dengan diskusi interaktif seputar dua topik utama, yakni pengelolaan keprotokolan dan pengelolaan kearsipan. Tim UGM memaparkan sistem dan prosedur tata kelola yang diterapkan, termasuk penerapan digitalisasi arsip dan penyelarasan protokol kelembagaan untuk mendukung efisiensi serta transparansi administrasi universitas.
Dalam topik pengelolaan kearsipan, kegiatan benchmarking ini menghadirkan diskusi mendalam mengenai strategi pengelolaan arsip, mulai dari sistem klasifikasi dan retensi, penerapan records management, hingga pengembangan arsip digital yang terintegrasi. UGM berbagi pengalaman dalam mengimplementasikan sistem informasi kearsipan elektronik yang mendukung efisiensi pelayanan dan kemudahan akses data.
Erna Widayati, S.E., MM. Kepala Bidang Arsip Perpustakaan dan Arsip UGM, menekankan bahwa digitalisasi arsip bukan sekadar transformasi teknologi, melainkan langkah strategis menjaga kesinambungan pengetahuan institusional. “Kami berupaya memastikan bahwa setiap arsip memiliki nilai guna, baik administratif, akademik, maupun historis. Digitalisasi mempercepat akses dan menjamin keberlanjutan informasi di tengah perubahan zaman,” jelasnya.
Kegiatan ini mencerminkan komitmen UGM terhadap Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs), yakni SDG 4: Pendidikan Berkualitas, SDG 16: Institusi yang Kuat dan Berkeadilan, serta SDG 17: Kemitraan untuk Mencapai Tujuan. Melalui kerja sama dan pertukaran pengetahuan ini, UGM dan UM memperkuat ekosistem pendidikan tinggi yang kolaboratif, transparan, dan berorientasi pada keberlanjutan.
Kontributor: Wasilatul Baroroh