Komitmen memperkuat tata kelola arsip kembali ditegaskan Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) melalui penyelenggaraan Pelatihan Bidang Kearsipan: Pengelolaan Arsip Dinamis pada 19–21 November 2025. Kegiatan yang diikuti 20 peserta dari Dinas Kebakaran dan Penyelamatan Penanggulangan Bencana serta Satpol PP Papua Barat Daya ini dipimpin oleh Grace Marry Lissa Busiara, S.An. Pelatihan ini merupakan wujud nyata upaya peningkatan kompetensi aparatur sebagaimana semangat Sustainable Development Goals (SDGs) poin 4 tentang pendidikan berkualitas
Pelatihan dibuka pada hari pertama di Hotel MM UGM dengan pemaparan dasar mengenai pengantar kearsipan. Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, S.I.P., M.B.A., menekankan pentingnya pemahaman utuh tentang fungsi arsip bagi lembaga publik. Ia mengingatkan bahwa arsip tidak lagi dipandang sebagai kumpulan dokumen administratif semata, melainkan bagian dari rekam jejak perjalanan institusi dan masyarakat. “Arsip bukan sekadar dokumen mati, tetapi merupakan bukti otentik dari proses panjang peradaban manusia,” ujarnya.
Penjelasan tersebut diperkuat dengan sesi berikutnya yang menghadirkan Erna Widayati, S.E., M.M., Kepala Bidang Arsip, yang menguraikan tipologi arsip berdasarkan fungsi dan lembaga penciptanya. Ia mengingatkan bahwa arsip memiliki posisi strategis dalam menjaga kesinambungan kebijakan dan memori organisasi. “Arsip adalah jembatan masa lalu, sekarang, dan masa depan,” tuturnya.
Sesi berikutnya diisi oleh Dr. Herman Setyawan yang memberikan gambaran umum mengenai bagaimana arsip tercipta dan dikelola sejak tahap awal. Penjelasan tersebut memperluas pemahaman peserta tentang alur kerja kearsipan yang terstruktur dan pentingnya menjaga keotentikan dokumen dalam setiap prosesnya.
Hari pertama kemudian ditutup oleh Fitria Agustina, S.IP., M.Sc., yang menyampaikan pengelolaan arsip aktif secara menyeluruh. Ia menguraikan prinsip-prinsip dasar penataan dan pemeliharaan arsip yang digunakan dalam aktivitas administrasi sehari-hari, termasuk bagaimana dokumen dapat diorganisasi dan ditemukan kembali secara efisien.
Pelatihan berlanjut di Perpustakaan dan Arsip UGM pada hari kedua dengan fokus pada pengelolaan arsip dinamis inaktif. Pada sesi pertama, Kurniatun, S.IP., memberikan gambaran umum mengenai bagaimana arsip yang sudah tidak digunakan secara rutin tetap dikelola dengan tertib agar mudah ditelusuri saat diperlukan. Penjelasan ini membantu peserta memahami pentingnya pengaturan arsip yang berkesinambungan di setiap unit kerja.
Pada sesi selanjutnya, Ully Isnaeni Effendi, S.E., M.Sc., menyampaikan pemahaman garis besar mengenai prinsip penilaian arsip. Ia menjelaskan konsep inti yang menjadi dasar dalam menentukan masa simpan sebuah arsip maupun langkah-langkah ketika arsip memasuki fase penyusutan. Materi yang dipaparkannya menekankan perlunya ketepatan dalam mengambil keputusan terhadap keberlanjutan sebuah dokumen.
Rangkaian praktik teknis menjadi titik krusial pelatihan. Heri Santosa, S.S.T.Ars., memandu praktik pengendalian arsip yang menekankan pentingnya pencatatan yang akurat. Isti Maryatun, S.S.T.Ars., memberikan arahan dalam praktik pemberkasan arsip untuk memastikan keteraturan dan keterlacakan dokumen. Praktik penataan arsip inaktif dipandu Anna Riasmiati, S.E., sementara praktik penyusutan arsip ditutup oleh Zuli Erma Santi, S.S.T.Ars., yang memaparkan langkah-langkah pemusnahan arsip sesuai ketentuan hukum.
Secara keseluruhan, pembahasan pada hari kedua memperkuat pentingnya tata kelola arsip yang transparan dan akuntabel. Hal ini sejalan dengan semangat SDG 16 (Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh) yang menekankan perlunya pengelolaan arsip yang tertib, dapat dipertanggungjawabkan, serta mampu mendukung kejelasan informasi bagi berbagai kebutuhan institusi.
Ketua rombongan, Grace Marry Lissa Busiara, menyampaikan apresiasi atas penyelenggaraan pelatihan yang dinilai aplikatif dan relevan dengan kebutuhan instansinya. “Kami berharap apa yang kami dapatkan di pelatihan ini dapat kami implementasikan di instansi kami,” ujarnya. Kehadiran peserta dari Papua Barat Daya dan pendampingan langsung dari Perpustakaan dan Arsip UGM juga mencerminkan semangat kolaborasi lintas lembaga, sebagaimana ditekankan dalam SDG 17 (Kemitraan untuk Mencapai Tujuan).
Pelatihan ditutup pada 21 November 2025 dengan kunjungan ke Museum Sonobudoyo, tempat peserta mempelajari bagaimana arsip budaya dan koleksi sejarah dirawat sebagai bagian dari pelestarian memori kolektif bangsa. Kunjungan ini memberikan pemahaman lebih luas mengenai peran arsip sebagai bagian dari pengelolaan administrasi sekaligus sebagai elemen penting dalam menjaga identitas budaya masyarakat.
Kontributor: Wasilatul Baroroh