YOGYAKARTA – Suasana ruang seminar Gedung L1 Lantai 2 Perpustakaan dan Arsip UGM pada Kamis, 4 Desember 2025, tampak dipenuhi antusiasme ketika rombongan Kunjungan Industri dari SMK Negeri 1 Purbalingga tiba tepat pukul 09.00 WIB. Kegiatan ini menjadi ruang belajar langsung bagi para siswa untuk memahami secara konkret bagaimana pengelolaan arsip modern diterapkan di institusi perguruan tinggi.
Rombongan disambut oleh Kepala Bidang Arsip Perpustakaan dan Arsip UGM, Erna Widayati, S.E., M.M., didampingi arsiparis UGM, Heri Santosa, A.Md., S.ST.Ars. dalam sambutan pembuka. Erna menekankan bahwa pengelolaan arsip merupakan fondasi penting bagi keberlanjutan memori institusi. “Setiap lembaga membutuhkan arsip yang terkelola baik agar informasi dapat dilacak, diverifikasi, dan dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan,” ujarnya.
Perwakilan SMK N 1 Purbalingga, Romidin, S.Pd., menyampaikan apresiasi atas kesempatan belajar di lingkungan akademik yang memiliki standar pengelolaan arsip profesional. Ia menegaskan bahwa pengalaman tersebut relevan dengan kebutuhan pembelajaran vokasional. “Siswa perlu melihat praktik nyata agar kompetensi administratif mereka semakin terasah dan siap diterapkan di dunia kerja,” tuturnya.
Setelah sesi sambutan, kegiatan dilanjutkan dengan foto bersama serta penyerahan plakat antara kedua institusi. Momentum tersebut menegaskan kerja sama sekaligus menjadi simbol penguatan hubungan kelembagaan dan komitmen dalam pengembangan pendidikan.
Memasuki sesi inti, Heri Santosa menyampaikan materi mengenai konsep dasar kearsipan, jenis arsip, hingga praktik pengelolaan arsip statis dan dinamis. Dalam paparannya, ia menekankan kedisiplinan sebagai kunci utama profesionalisme pengelolaan arsip. “Teknologi memberi kita kemudahan, tetapi ketelitian manusia tetap menjadi penentu kualitas arsip yang tersimpan,” ungkapnya.
Sesi tanya jawab membuka ruang diskusi yang hidup, memperlihatkan rasa ingin tahu siswa terhadap prosedur penyimpanan, pendigitalan, dan standar keamanan arsip. Untuk memperdalam pemahaman, kegiatan dilanjutkan dengan tur depo arsip di Gedung L6 Lantai 1, tempat peserta melihat langsung sistem penyimpanan profesional, termasuk penataan ruang, kontrol suhu, dan perlindungan fisik arsip.
Kunjungan ini sejalan dengan beberapa target Sustainable Development Goals (SDGs): mendukung SDG 4 (Pendidikan Berkualitas) melalui penguatan literasi informasi; SDG 9 (Industri, Inovasi, dan Infrastruktur) melalui penerapan teknologi dalam pengelolaan arsip; SDG 16 (Kelembagaan yang Tangguh) melalui akuntabilitas pengelolaan informasi publik; serta SDG 17 (Kemitraan untuk Mencapai Tujuan) terlihat melalui kolaborasi edukatif antara SMK N 1 Purbalingga dan Perpustakaan dan Arsip UGM, yang memperkuat jejaring belajar serta berbagi pengetahuan lintas institusi.
Melalui kegiatan ini, para siswa memperoleh pemahaman mendalam mengenai pentingnya arsip sebagai aset pengetahuan jangka panjang. Pengalaman tersebut memberikan refleksi bahwa literasi informasi dan kearsipan merupakan keterampilan strategis bagi generasi muda dalam menghadapi dinamika era digital dan kebutuhan pengelolaan data yang semakin kompleks.
Kontributor: Berliana Putri Utami