Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) menggelar ArchiTalk#3 bertajuk Dari Unit Pencipta ke Lembaga Kearsipan: Optimalisasi Proses Akuisisi Arsip Statis yang Efektif sebagai upaya memperkuat tata kelola arsip di lingkungan perguruan tinggi, pada Jumat (12/12/2025), secara daring.
Forum ini menghadirkan Ully Isnaeni Effendi, S.E., M.Sc., Arsiparis Ahli Muda UGM, sebagai narasumber dan dimoderatori oleh Anna Riasmiati, S.E., Arsiparis Mahir UGM, dengan fokus memperkuat pemahaman dan praktik akuisisi arsip statis di lingkungan perguruan tinggi, khususnya UGM.
Materi yang disampaikan menegaskan pondasi kearsipan nasional, mulai dari klasifikasi arsip dinamis, arsip vital, hingga arsip statis sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
“Arsip statis adalah bukti akuntabilitas sekaligus memori kolektif institusi. Karena itu, proses akuisisinya perlu dikelola secara sistematis dan sesuai ketentuan agar nilainya tetap terjaga.” ujar Ully dalam paparannya.
Kegiatan ini juga mengajak peserta memahami alur arsip sejak masih aktif hingga menjadi arsip bernilai sejarah, peran penyusutan sebagai tahapan penentu, serta pentingnya perolehan arsip statis yang dilakukan secara terencana dan terdokumentasi.
Seiring transformasi digital, sesi ini juga menyoroti akuisisi arsip elektronik, termasuk penyerahan kendali metadata dan arsip melalui sistem arsip elektronik terintegrasi. “Di era digital, tanggung jawab kearsipan justru semakin besar. Arsip perlu dikelola dengan lebih cermat agar tetap terjaga keasliannya, lengkap, dan mudah diakses oleh generasi berikutnya,” jelas Ully.
Penyelenggaraan ArchiTalk#3 merupakan bagian dari upaya membangun tata kelola arsip yang berkelanjutan dan berdampak luas. Kegiatan ini selaras dengan SDG 16 (Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh) melalui penguatan akuntabilitas dan transparansi institusi, serta SDG 4 (Pendidikan Berkualitas) dengan menyediakan ruang pembelajaran berkelanjutan bagi pengelola arsip.
Forum ini adalah upaya Perpustakaan dan Arsip UGM dalam membangun kesadaran kolektif terhadap pentingnya akuisisi arsip statis. Arsip tidak lagi dipandang sebagai beban administratif, melainkan aset strategis yang menjaga kesinambungan nilai, pengetahuan, dan sejarah institusi untuk generasi mendatang.
Kontributor: Wasilatul Baroroh