Upaya memperkuat pengelolaan arsip nasional berbasis kolaborasi dan inovasi kembali ditegaskan dalam kunjungan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) ke Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM), Rabu (28/1/2026). Pertemuan ini menjadi momentum penting bagi Perpustakaan dan Arsip UGM untuk mendorong penguatan sistem kearsipan, pelestarian koleksi langka, hingga pemanfaatan arsip sebagai sumber ilmu pengetahuan dan mitigasi kebencanaan.
Pertemuan yang berlangsung di Ruang Sidang Perpustakaan dan Arsip UGM tersebut dihadiri langsung oleh Kepala ANRI Dr. Mego Pinandito, M.Eng., didampingi Deputi Bidang Penyelamatan, Pelestarian, dan Perlindungan Arsip Dr. Kandar, MAP., serta Ketua Tim Pusat Studi Arsip Pemberantasan Korupsi dan Diorama Sejarah Perjalanan Bangsa Dharwis WUY, SS., M.Si. Rombongan disambut oleh Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM Arif Surachman, SIP., MBA. beserta Tim Manajemen Perpustakaan dan Arsip UGM, Sekretaris Program Studi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi Waluyo, S.S., M.Hum., serta jajaran arsiparis UGM.
“UGM memiliki sejarah panjang dan kekayaan arsip yang luar biasa. Tantangan kami adalah memastikan seluruh arsip itu terkelola secara profesional dan berkelanjutan, meskipun jumlah arsiparis masih terbatas,” ujar Arif Surachman dalam forum tersebut.
Dalam pengarahan, Kepala ANRI menilai Unit Kearsipan Perpustakaan dan Arsip UGM berpotensi menjadi contoh simpul jaringan kearsipan nasional. Ia menyoroti pentingnya peningkatan kompetensi arsiparis melalui pendidikan dan pelatihan, serta pemanfaatan teknologi digital, termasuk kecerdasan buatan, untuk mengoptimalkan pengelolaan arsip konvensional maupun digital.
“Arsip tidak boleh berhenti sebagai tumpukan dokumen. Dengan digitalisasi dan dukungan teknologi, arsip dapat diolah menjadi sumber pengetahuan, bahkan dimanfaatkan untuk penelitian mitigasi kebencanaan,” kata Dr. Mego Pinandito.
Dari perspektif Perpustakaan dan Arsip UGM, diskusi juga menyoroti isu koleksi langka dan arsip akademik. UGM menyimpan arsip kerajaan Nusantara hingga tulisan asli Bung Hatta yang tidak dimiliki lembaga lain. Namun, keterbatasan sumber daya manusia dan infrastruktur menjadi tantangan utama dalam proses pengolahan dan penyelamatan fisik koleksi tersebut.
“Kami telah melakukan alih media dan pelestarian fisik koleksi langka, tetapi keterbatasan SDM dan biaya material konservasi masih menjadi kendala. Kolaborasi dengan ANRI dan Perpustakaan Nasional sangat kami harapkan,” ungkap Arif Surachman.
Pertemuan ini juga membahas rencana kolaborasi penyelenggaraan International Symposium on Document, Records (ISDRA) serta pengembangan kerja sama pendidikan kearsipan, termasuk rencana pendirian Magister Kearsipan dan pelaksanaan Rekognisi Pembelajaran Lampau (RPL). Langkah ini sejalan dengan upaya peningkatan kualitas pendidikan dan kompetensi sumber daya manusia kearsipan.
Secara lebih luas, kolaborasi UGM–ANRI ini berkontribusi pada pencapaian Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs), khususnya SDG 4 (Pendidikan Berkualitas) melalui penguatan pendidikan dan pelatihan kearsipan, SDG 11 (Kota dan Permukiman Berkelanjutan) melalui pelestarian memori kolektif bangsa, serta SDG 16 (Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh) melalui penguatan tata kelola arsip yang transparan dan akuntabel.
Menutup pertemuan, Perpustakaan dan Arsip UGM menegaskan komitmennya untuk menindaklanjuti kerja sama melalui perjanjian resmi dan program konkret. “Kami siap berkolaborasi dengan ANRI dan seluruh pemangku kepentingan untuk menjaga arsip sebagai warisan bangsa dan sumber pengetahuan bagi generasi mendatang,” tegas pimpinan Perpustakaan dan Arsip UGM
Ke depan, sinergi ini diharapkan tidak hanya memperkuat pengelolaan arsip di UGM, tetapi juga memberi inspirasi bagi perguruan tinggi lain dalam membangun sistem kearsipan yang adaptif, inklusif, dan berkelanjutan.
Kontributor: Wasilatul Baroroh