Yogyakarta, 11 September 2024 – Universitas Gadjah Mada (UGM) menyelenggarakan kegiatan sosialisasi peraturan rektor dan penghargaan pengelolaan arsip terbaik yang berlangsung pada tanggal 11 September 2024 di Ruang Seminar Perpustakaan dan Arsip. Kegiatan ini juga bertepatan dengan perayaan HUT Forum Kearsipan Gadjah Mada (FORSIPAGAMA) yang ke-11.
Acara dihadiri oleh Sekretaris Universitas UGM, Dr. Andi Sandi Antonius Tabusassa Tonralipu, S.H., LL.M., dan Wakil Rektor Bidang Pendidikan dan Pengajaran, Prof. Dr. Wening Udasmoro, SS, M.Hum., DEA. Kegiatan dimulai dengan sambutan hangat dan pemotongan tumpeng sebagai wujud rasa syukur telah adanya Forum Kearsipan Gadjah Mada hingga usianya yang ke-11. Pemotongan tumpeng ini menjadi momentum awal yang menandai pentingnya acara tersebut dalam rangka meningkatkan kesadaran dan pemahaman mengenai pengelolaan arsip di lingkungan universitas.
Dalam sambutannya, beliau menyampaikan bahwa ini merupakan wujud syukur atas pencapaian yang diperoleh oleh Perpustakaan dan Arsip khususnya akreditasi Bidang Arsip UGM yang memperoleh kualifikasi AA. “Terima kasih atas kerja kerasnya, keep the good work” ujarnya.
Sebagai tindak lanjut kegiatan akreditasi kearsipan tentang pengawasan dan penyusunan peraturan kearsipan, Kepala Perpustakaan dan Arsip, Arif Surachman, SIP., M.B.A. menyampaikan laporannya terkait dengan proses panjang akreditasi dan pengawasan, serta Kepala Bidang Arsip UGM, Erna Widayati, S.E., M.M. mengingatkan kembali mengenai peraturan rektor yang berkaitan kearsipan sebagai acuan dalam kegiatan kearsipan di unit kerja masing masing.
Pencapaian ini tidak menyurutkan semangat untuk terus berinovasi bagi Perpustakaan dan Arsip, khususnya Bidang Arsip UGM. Terlebih dalam hal pengembangan sistem kearsipan yang sedang dalam proses pengembangan. “Harapannya, sistem yang sedang kami rancang untuk kembangkan dapat memfasilitasi alur penyusutan yang terintegrasi dalam satu sistem” ucapnya. Arif menekankan bahwa cita-cita tersebut tidak akan tercapai apabila tidak ada kolaborasi di antara fakultas/sekolah/unit kerja dengan Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM.
Selain itu, sosialisasi ini bertujuan untuk memastikan bahwa seluruh sivitas akademika UGM memahami dan mematuhi regulasi yang berlaku, guna mendukung administrasi dan manajemen arsip yang lebih efisien serta meningkatkan kesadaran akan pentingnya kegiatan pengelolaan arsip melalui pengawasan internal kearsipan.
Acara kemudian dilanjutkan dengan laporan pengawasan internal kearsipan yang disampaikan oleh Arsiparis UGM, Fitria Agustina, M.Sc. Laporan ini memberikan gambaran tentang perkembangan dan tantangan dalam pengelolaan arsip di masing-masing fakultas dan sekolah di UGM serta upaya-upaya perbaikan yang harus dilakukan.
Puncak acara adalah pemberian penghargaan kepada fakultas dengan nilai pengawasan internal kearsipan terbaik. Penghargaan ini diberikan sebagai bentuk apresiasi atas dedikasi dan komitmen fakultas dalam menjaga kualitas dan integritas sistem pengelolaan arsip mereka. Penghargaan diberikan langsung oleh Wakil Rektor Bidang Pendidikan dan Pengajaran, Prof. Wening Udasmoro, M.Hum., DEA.
Prof. Wening menyampaikan harapannya dengan adanya penghargaan ini dapat terus meningkatkan kesadaran akan pentingnya pengelolaan arsip, “kita sudah memiliki teknologi dan pengetahuan tentang arsip, maka harus kita manfaatkan”, ucapnya. Namun tidak hanya semata-mata untuk administratif saja, tapi harus terus dilestarikan. “Semoga pengelolaan arsip akan menjadi tradisi, bukan hanya sebagai tuntutan pekerjaan” tambahnya.
Daftar Fakultas yang menerima penghargaan sebagai berikut
Kategori Unit Pengolah Kearsipan
- Bagian Tata Usaha Fakultas Farmasi memperoleh hasil BB “Sangat Baik” dengan nilai 77,47 yang diterima oleh Wakil Dekan Bidang Keuangan, Aset, dan Sumber Daya Manusia diwakili oleh Kepala Kantor Administrasi Fakultas Farmasi
- Bidang Tata Usaha FKKMK memperoleh hasil BB “Sangat Baik” dengan nilai 74,33 yang diterima oleh Wakil Dekan Bidang Keuangan, Aset, dan Sumber Daya Manusia FKKMK
- Bidang Administrasi Keuangan dan Umum Fakultas Geografi memperoleh hasil BB “Sangat Baik” dengan nilai 74,27 yang diterima oleh Wakil Dekan Bidang Keuangan, Aset, dan Sumber Daya Manusia Fakultas Geografi
Kategori Unit Kearsipan
- Unit Kearsipan Fakultas Peternakanmemperoleh hasil BB “Sangat Baik” dengan nilai 76,53 yang diterima oleh Wakil Dekan Bidang Keuangan, Aset, dan Sumber Daya Manusia Fakultas Peternakan
Upaya sadar arsip di UGM tidak hanya tentang komitmen institusi terhadap pendidikan tetapi juga menyoroti peran penting kearsipan dalam mencapai pembangunan berkelanjutan. Saat UGM terus memimpin dalam inisiatif pendidikan, fokus pada praktik kearsipan yang efektif pasti akan berkontribusi pada masyarakat yang lebih terinformasi dan terdidik.
Kontributor: Nabiilah