Yogyakarta, 12 September 2024 – Perpustakaan dan Arsip UGM dan 6 (enam) pusat studi di UGM menyelenggarakan kegiatan koordinasi terkait penataan arsip. Kegiatan tersebut berlangsung di Ruang Sidang Arsip UGM dan bertujuan untuk mempersiapkan proses pindahan arsip ke sekretariat bersama yang akan dibentuk di Gedung PAU UGM.
Kegiatan ini dihadiri oleh perwakilan dari enam pusat studi yang terlibat, yaitu Pusat Studi Kebudayaan, Pusat Studi Keamanan dan Perdamaian, Pusat Studi Pariwisata, Pusat Studi Perdagangan, Pusat Studi Wanita, dan Pusat Studi Ekonomi Kerakyatan. Koordinasi ini merupakan upaya penyeragaman proses bisnis terkait konsep dan penataan arsip di UGM.
Dalam sambutannya, Kepala Subdirektorat Program Penelitian, Ririn Tri Nurhayati, S.I.P., M.Si., Ph.D. menekankan tujuan dilaksanakannya penataan arsip serentak dan menyeluruh. “Dikarenakan akan ada penggabungan urusan administratif menjadi sekretariat bersama kami memerlukan dukungan dan pemahaman dari arsiparis tentang proses yang harus kami laksanakan supaya sesuai dengan prosedur.”ujarnya.
“Dengan adanya sekretariat bersama, kami ingin memastikan bahwa semua arsip dari pusat studi dapat dikelola dengan lebih baik, memudahkan akses, dan mendukung penelitian serta kolaborasi di UGM," tambahnya.
Selama koordinasi, perwakilan dari masing-masing pusat studi menyampaikan kondisi arsip mereka serta kendala yang dihadapi terkait kurangnya pemahaman mengenai arsip serta keterbatasan sumber daya yang tersedia.
Sebagai hasil dari kegiatan koordinasi ini, disepakati beberapa langkah diantaranya perlu dilakukannya survei awal terkait kondisi arsip di masing-masing pusat studi sebelum menentukan kebutuhan alat dan bahan. Arsiparis UGM, Ully Isnaeni Effendi, M.Sc. juga menekankan perlunya kerja sama dari pusat studi. “Selain memerlukan beberapa perlengkapan untuk penataan arsip, kami juga mengharapkan komitmen baik itu dari pimpinan terkait kebijakan dan staf terkait teknis pelaksanaan.”ucapnya.
Diharapkan bahwa seluruh proses pemindahan arsip akan selesai tepat waktu, dan sekretariat bersama di PAU dapat segera beroperasi. Dengan penataan arsip yang dilaksanakan, UGM berkomitmen untuk terus mendukung upaya riset serta pengembangan yang lebih efektif.
Kontributor: Nabiilah