Kunjungan siswa SMK Negeri 2 Tuban ke Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) pada Selasa, 2 Desember 2025, membuka ruang belajar baru mengenai urgensi pengelolaan arsip statis di tengah arus digitalisasi. Sejak memasuki Ruang Seminar Gedung L1 Lantai 2 Perpustakaan dan Arsip UGM, antusiasme peserta terlihat kuat, menandai dimulainya sesi pembelajaran langsung yang memperkaya wawasan mereka tentang tata kelola informasi.
Rombongan disambut oleh Kepala Bidang Perpustakaan, Perpustakaan dan Arsip UGM, Wahyu Supriyanto, S.E., M.Si., bersama Arsiparis UGM, Dr. Herman Setyawan, S.Pd., M.Sc.. Dalam sambutannya, Wahyu menekankan pentingnya pengelolaan arsip sebagai bagian dari upaya menjaga memori dan rekam jejak institusi. “Arsip adalah memori organisasi. Tanpa perawatan yang profesional, pengetahuan penting bisa hilang dan tidak dapat diwariskan kepada generasi berikutnya,” ujarnya.
Apresiasi disampaikan oleh Kepala Jurusan Administrasi Perkantoran SMK N 2 Tuban, Firmansyah, S.Pd., yang melihat kunjungan ini sebagai langkah penting memperkuat pembelajaran praktik siswa. “Kami ingin siswa melihat langsung bagaimana arsip dikelola di institusi besar. Pengalaman seperti ini memberi pemahaman nyata sebelum mereka memasuki dunia kerja,” tutur Firmansyah.
Sesi inti kunjungan diisi dengan penyampaian materi oleh Dr. Herman Setyawan. Dalam paparannya, ia mengurai konsep dasar kearsipan, jenis-jenis arsip, serta prinsip pengelolaan arsip dinamis dan arsip statis. Ia menekankan bahwa teknologi digital mempercepat proses, namun standar pengelolaan tetap bertumpu pada disiplin, ketelitian, dan integritas pengelola arsip. “Anak-anak harus melihat arsip sebagai aset jangka panjang. Teknologi hanyalah alat, komitmen menjaga kualitas arsip tetap menjadi pondasi,” jelasnya.
Kegiatan berlanjut dengan tur ke depo arsip statis di Gedung L6 Lantai 1. Di ruang inilah para siswa melihat langsung penggunaan roll o’pack, sistem penyimpanan arsip berstandar profesional, serta perangkat digital thermohygrometer yang memantau suhu dan kelembaban ruang penyimpanan. Melalui tur ini, siswa melihat secara langsung bagaimana arsip dirawat dengan prosedur profesional agar tetap aman, terlindungi, dan siap digunakan kembali untuk kebutuhan penelitian maupun layanan informasi.
Kegiatan edukatif ini sekaligus mencerminkan dukungan terhadap beberapa tujuan Sustainable Development Goals (SDGs), khususnya SDG 4 tentang peningkatan kualitas pendidikan, SDG 9 terkait penguatan sistem berbasis teknologi, SDG 16 mengenai pengelolaan informasi yang akuntabel, serta SDG 17 melalui kemitraan antara lembaga pendidikan menengah dan perguruan tinggi.
Kunjungan ini menegaskan bahwa literasi kearsipan bukan sekadar urusan administratif, tetapi bagian dari upaya menjaga kesinambungan pengetahuan dan memperkuat kemitraan pembelajaran antara sekolah dan perguruan tinggi. Pengalaman tersebut memberikan perspektif baru bagi para siswa bahwa masa depan tata kelola informasi berada di tangan generasi yang mampu merawat memori institusi dengan kompetensi dan kesadaran penuh.
Kontributor: Michael Dafa