Upaya menyelamatkan memori institusi kembali dilakukan oleh Universitas Gadjah Mada. Melalui Perpustakaan dan Arsip UGM, sebanyak 1.756 berkas arsip dari Fakultas Peternakan resmi diakuisisi sebagai bagian dari langkah strategis menjaga keberlanjutan dokumentasi sejarah dan tata kelola akademik universitas.
Akuisisi arsip tersebut dilaksanakan pada Kamis, 12 Maret 2026, di Ruang Sidang Perpustakaan dan Arsip UGM. Penyerahan arsip secara simbolis dilakukan oleh Kepala Kantor Administrasi Fakultas Peternakan, Nurma Diani Sekarsih, S.Pd., M.B.A., kepada Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, S.I.P., M.B.A.
Arsip yang diserahkan merupakan arsip tekstual yang sebelumnya telah melalui proses penyusutan arsip di lingkungan Fakultas Peternakan UGM. Berdasarkan hasil identifikasi dan penilaian, arsip tersebut termasuk kategori arsip statis sehingga perlu disimpan secara jangka panjang oleh lembaga kearsipan perguruan tinggi.
Dalam sambutannya, Nurma Diani Sekarsih menegaskan bahwa penyerahan arsip ini merupakan bagian dari komitmen fakultas dalam menerapkan tata kelola arsip yang tertib dan sesuai regulasi. “Penyerahan arsip ini menjadi langkah penting dalam memastikan dokumen yang memiliki nilai sejarah dan administratif tetap terjaga dengan baik serta dapat dimanfaatkan untuk kepentingan akademik di masa mendatang,” ujarnya.
Ia menambahkan bahwa proses penyusutan arsip dilakukan dengan mengacu pada Peraturan Rektor UGM tentang Penyusutan Arsip, sehingga hanya arsip yang memiliki nilai guna permanen yang dialihkan ke Perpustakaan dan Arsip UGM.
Sementara itu, Arif Surachman menyampaikan bahwa akuisisi arsip merupakan bagian penting dari upaya pelestarian memori kolektif universitas sekaligus penguatan layanan informasi berbasis arsip. “Melalui akuisisi ini, kami memastikan arsip yang bernilai permanen dapat dikelola secara profesional dan tetap dapat diakses sebagai sumber pengetahuan,” jelasnya.
Senada dengan hal tersebut, Kepala Bidang Arsip Perpustakaan dan Arsip UGM, Erna Widayati, S.E., M.M., menekankan bahwa kegiatan akuisisi merupakan tahapan penting dalam siklus pengelolaan arsip universitas. “Setiap arsip yang diakuisisi telah melalui proses verifikasi dan penilaian untuk memastikan nilai guna jangka panjangnya. Arsip-arsip ini tidak hanya penting sebagai bukti administrasi, tetapi juga sebagai sumber informasi yang dapat mendukung penelitian, pembelajaran, serta dokumentasi sejarah institusi,” jelas Erna.
Sebelum proses penyerahan dilakukan, Perpustakaan dan Arsip UGM terlebih dahulu melakukan verifikasi terhadap daftar arsip usul serah untuk memastikan kesesuaian dengan standar pengelolaan arsip yang berlaku. Proses verifikasi tersebut menjadi tahapan penting sebelum arsip resmi diterima sebagai koleksi permanen lembaga kearsipan universitas.
Kegiatan akuisisi arsip ini juga sejalan dengan komitmen institusi dalam mendukung Sustainable Development Goals (SDGs), khususnya SDG 4: Pendidikan Berkualitas melalui penyediaan sumber informasi yang autentik bagi kegiatan akademik dan penelitian, serta SDG 16: Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh melalui penguatan tata kelola informasi dan transparansi kelembagaan.
Di tengah arus digitalisasi dan perubahan sistem informasi yang cepat, langkah penyelamatan arsip seperti ini menjadi pengingat bahwa masa depan pengetahuan sering kali bergantung pada seberapa baik kita menjaga jejak masa lalu.
Kontributor: Wasilatul Baroroh