Pengelolaan kearsipan yang baik, sesuai dengan undang-undang, pada suatu unit kerja merupakan sebuah cerminan unit kerja yang baik, dapat melakukan administrasi serta menjaga rekaman dari seluruh kegiatan yang ada pada unit kerja tersebut. Kesadaran akan pentingnya penataan arsip yang baik sudah dirasakan oleh Badan Pengusahaan Kawasan Perdagangan Bebas dan Pelabuhan Bebas, Batam. Berkaitan dengan hal tersebut Badan Pengusahaan Kawasan Perdagangan Bebas dan Pelabuhan Bebas Batam pada tanggal 26 Maret 2018 melakukan benchmarking / kunjungan ke Arsip UGM. lihat lanjut

Sebanyak 20 orang mahasiswa Program Studi Kearsipan Sekolah Vokasi UGM pada hari kamis, 15 Maret 2018, mendatangi Arsip UGM untuk melakukan wawancara dengan Kepala Arsip UGM. Wawancara merupakan salah satu komponen dalam tugas observasi pengelolaan kearsipan di perguruan tinggi. Kegiatan observasi ini merupakan salah satu tugas yang harus dijalankan mahasiswa yang mengikuti mata kuliah Manajemen Kearsipan Lembaga Bisnis dan Perguruan Tinggi.

Drs. Tristiana Chandra Dewi, S.IP., M.Si. yang menerima langsung rombongan ini memaparkan bagaimana tata kelola kearsipan di Arsip UGM dijalankan. Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi memiliki karakteristik yang sedikit berbeda dengan Lembaga Kearsipan lainnya. Baik dari proses bisnisnya maupun khazanah yang harus dikelolanya. lihat lanjut

Akreditasi adalah salah satu langkah yang dilakukan oleh sebuah lembaga untuk mengukur kelayakan dan mutu, berdasar standar yang sudah ditetapkan. Dalam hal lembaga kearsipan, standar tersebut ditetapkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia. Akreditasi juga menjadi penghargaan bagi SDM kearsipan yang telah melakukan pengelolaan kearsipan pada lembaganya masing-masing. Sejatinya akreditasi menilai apa yang telah dilakukan lembaga tersebut bukan menilai rencana masa depan. Maka diperlukan persiapan yang panjang dan matang sebelum mengajukan penilaian akreditasi. Berkaitan dengan hal tersebut Kementrian Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia (KKP RI) pada tanggal 15 Februari 2018 melakukan benchmarking (kunjungan) ke Arsip UGM. lihat lanjut

Selain mengembangkan kompetensi teknis, Arsiparis juga wajib mengembangkan kompetensi dalam bidang akademis. Salah satunya dengan memulai dan memperbanyak karya dalam bentuk tulisan ilmiah. Itulah yang disampaikan Paryana, S.E., M.P.A., Kepala Kantor Administrasi Sekolah Pascasarjana UGM, saat membuka acara Diskusi Kearsipan yang diselenggarakan tanggal 14 Februari 2018. Diskusi Kearsipan ini merupakan kegiatan rutin triwulan yang diselenggarakan FORSIPAGAMA (Forum Kearsipan UGM). Pada penyelenggaraan kali ini yang bertindak sebagai “tuan rumah” merupakan  Sekolah Pascasarjana UGM. lihat lanjut

Sekitar 150 siswa SMK mendatangi Arsip UGM pada 9 Januari 2018 yang lalu. Mereka adalah peserta Kunjungan Industri yang diselenggarakan oleh SMK N 1 Purbalingga. Kegiatan ini merupakan kali ketiga SMK N 1 Purbalingga menjadikan Arsip UGM sebagai tujuan Kunjungan Industri yang dilaksanakan setiap tahun. Wahyu Budi Susapti, S.Pd., M.P.A., selaku Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan SMK N 1 Purbalingga, menyatakan alasan menjadikan Arsip UGM sebagai tujuan Kunjungan Industri adalah agar para siswa memiliki tambahan wawasan bagaimana ilmu yang mereka dapat selama di bangku sekolah dapat diterapkan dalam pekerjaan nyata secara baik dan benar. lihat lanjut

Arsip UGM menyelenggarakan rangkaian kegiatan bertajuk Seminar Internasional Kearsipan 2017 pada tanggal 15-16 Desember 2017.  Bertempat di UC Hotel UGM, pada hari pertama (15 Desember) diselenggarakan Konferensi Call of Papers yang diikuti oleh 11 orang presenter.

Pada hari kedua (16 Desember) digelar seminar dengan tema “Perkembangan Ilmu Kearsipan dan Managemen Kearsipan di Indonesia”. Dalam seminar ini Arsip UGM menghadirkan pembicara internasional dari Belanda dan Jepang. Prof. Charles Jeurgen dari Universitiet van Amsterdam berbagi mengenai tranformasi kearsipan dari era konvesional menuju digital. Drs. Nico van Horn dari KITLV bercerita pengalaman mengelola arsip di KITLV. Prof. Hidenori Watanave dari Tokyo Metropolitan University berbagi pemanfaatan teknologi mapping dan automatic coloring system untuk penyajian arsip dengan perspektif baru. lihat lanjut

Arsip UGM kembali menggelar Pelatihan Teknis Kearsipan untuk staf kearsipan di luar UGM pada tanggal 2-4 Agustus 2017. Kali ini dengan tema “Mail Handling & Filing System”. Mail handling dan filing system menjadi pokok kegiatan administrasi bagi setiap instansi, setiap instansi mempunyai tantangan untuk mengelola arsip dinamis aktifnya, baik surat masuk dan keluar ataupun yang lain. Untuk pelatihan kali ini Arsip UGM turut mengundang pembicara dari Arsip Nasional Republik Indonesia. Hal ini penting dilakukan untuk menjaga sinergi pengelolaan arsip pada tataran pemerintah pusat dan lembaga kearsipan di daerah. lihat lanjut

Kantor Hukum dan Organisasi merupakan unit pengendali dan pengawas legalitas di tingkat Universitas yang dibentuk berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Gadjah Mada Nomor 915/P/SK/HT/2012 tentang Pembentukan Kantor Hukum dan Organisasi dan diperbarui dengan Keputusan Rektor Nomor 1/P/SK/HT/2015 tentang Kedudukan, Fungsi, dan Tugas Organisasi di lingkungan Universitas Gadjah Mada. Kantor Hukum dan Organisasi berfungsi sebagai penelaah dan penyusun analisis bidang hukum dan kelembagaan serta pengendalian risiko hukum di lingkungan Universitas Gadjah Mada, telah menciptakan arsip terutama Peraturan Rektor dan Surat Keputusan Rektor UGM. lihat lanjut

Tanggal 3 Juli 2017, Arsip UGM melakukan pembinaan kearsipan kepada SDM kearsipan di lingkungan UGM dengan tema “Peran SDM Kearsipan dalam Mendukung Kegiatan Penelitian”. Arsip UGM menghadirkan Dra. Suwarni sebagai pembicara pada Pembinaan SDM kali ini. Dra. Suwarni pernah menjabat sebagai Kepala Bidang Database Arsip UGM sebelum purna tugas.

Tema ini diambil dengan alasan bahwa Arsip sebagai salah satu sumber informasi juga dimanfaatkan oleh peneliti maupun penulis dalam rangka penelusuran sejarah ataupun keperluan lainnya. Oleh karena itu, SDM kearsipan dituntut untuk mampu menyajikan arsip agar dapat dimanfaatkan oleh peneliti/penulis, sehingga informasi yang didapatkan dari arsip lengkap, utuh, otentik, dan dapat dipercaya. lihat lanjut

Arsip UGM kembali mengadakan Pelatihan Teknis Kearsipan. Kali ini mengusung tema: Mail Handling & Filing System. Pendaftaran dibuka sampai 20 Juli 2017. Untuk info lengkap silahkan hubungi Dinda di 0821 3343 4271 atau email kami di arsip[at]ugm.ac.id