Demi untuk meningkatkan pengembangan sumber daya manusia banyak lembaga atau instansi khususnya yang bergerak di bidang kearsipan melakukan kunjungan ke lembaga lain yang sejenis agar dapat memperoleh tambahan wawasan di bidang tata kelola kearsipan. Hal inilah yang mendasari Arsip UGM harus selalu meningkatkan pengembangan sumber daya manusia dengan melakukan benchmarking ke luar UGM. Para Arsiparis dan staf Arsip UGM harus melihat dan mengetahui dinamika yang berkembang di luar UGM dan sekaligus dapat digunakan sebagai bahan evaluasi dan bahkan dapat pula menginspirasi pengembangan kearsipan yang sedang dilakukan saat ini. lihat lanjut

15 (Lima Belas) tahun sudah Arsip Universitas Gadjah Mada berdiri sejak 11 September 2004 – 11 September 2019. 15 (Lima Belas) tahun bukan sebuah angka yang mudah untuk dilalui dengan berbagai prestasi yang sudah didapat saat ini. 15 (Lima Belas) tahun juga bukan angka yang besar untuk sebuah organisasi, akan tetapi sampai saat ini kami masih berusaha untuk lebih meningkatkan kinerja untuk membantu Universitas Gadjah Mada dan masyarakat luas dalam Bidang Kearsipan.

Tepat dengan bertambahnya umur Arsip Universitas Gadjah Mada yang ke-15 (Lima Belas) kami mengundang seluruh Arsiparis dan Pengelola Arsip di lingkungan Universitas Gadjah Mada dalam acara Pembinaan Sumber Daya Manusia dalam Bidang Kearsipan yang kali ini membahas Teknis Penyusutan Dokumen. Diharapkan dengan adanya pertemuan ini dapat memberikan pemahaman dan dapat menyamakan presepsi tentang penyusutan arsip yang meliputi pemindahan, penyerahan dan pemusnahan arsip di lingkungan Universitas Gadjah Mada. Kegiatan ini dibuka oleh Pimpinan Arsip Universitas Gadjah Mada dan sebagai pemateri adalah Arsiparis Universitas Gadjah Mada yaitu Bapak Herman Setyawan, A.Md., S.Pd., M.Sc. lihat lanjut

Tanggal 6-7 September 2019 bertepat di Hotel Griya Persada Kaliurang Yogyakarta, Arsip UGM mengadakan Workshop Kearsipan yang diikuti oleh seluruh Arsiparis dan Pengelola Arsip di lingkungan UGM. Peserta workshop berjumlah 60 orang yang berasal dari 16 Fakultas, 5 Direktorat dan 5 Unit Kerja di bawah kantor pusat UGM. Workshop ini mengambil tema “Pengembangan Kapasitas Arsiparis dan Pengelola Arsip UGM dalam Rangka Mengemban Misi Catur Dharma Perguruan Tinggi di Era Disruptif” dengan tujuan meningkatkan kompetensi dan kapasitas Arsiparis untuk menghadapi tantangan jaman di era disruptif dan merumuskan strategi penguatan kelembagaan dan kapasitas arsiparis dalam mengemban misi Catur Dharma UGM. lihat lanjut

Fakultas Pendidikan Bahasa dan Sastra Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) Bandung pada hari Jumat, tanggal 26 Juli 2019 melaksanakan studi banding ke Arsip UGM dalam rangka meningkatkan pengetahuan dan wawasan para staf/ tenaga kependidikan yang mengikuti studi banding tersebut. Kegiatan studi banding ini dipimpin langsung oleh Wakil Dekan 2 Bidang Keuangan dan Sumberdaya Fakultas Pendidikan dan Sastra dan diikuti oleh 15 tenaga kependidikan fakultas tersebut.

Kunjungan studi banding diterima oleh Kepala Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan dan Kepala Bidang Inovasi, Pelestarian dan Konservasi Arsip, serta didampingi tiga orang petugas arsip. Tujuan dari kunjungan studi banding tersebut adalah untuk memperoleh gambaran yang nyata dalam rangka membangun sistem kearsipan yang baik dan sesuai dengan Undang-Undang yang berlaku, mengingat bahwa belum adanya tenaga arsiparis di Fakultas Pendidikan Bahasa dan Sastra UPI. Untuk mengetahui secara langsung praktik pengelolaan arsip, rombongan diajak mengunjungi central file, records center, depo, ruang preservasi, ruang pengolah, dan ruang layanan Arsip UGM. lihat lanjut

Pengelolaan arsip merupakan salah satu kegiatan untuk memastikan bahwa dokumen suatu lembaga, organisasi atau bahkan arsip perorangan, baik berupa arsip aktif, arsip inaktif maupun arsip statis terkelola dengan baik. Seperti dijelaskan dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. lihat lanjut

Dalam rangka memberi wawasan dan pengetahuan tentang pengelolaan arsip di lembaga lain, Biro Umum Kementerian Perindustrian pada tanggal 5 Juli 2019 melakukan benchmarking di Arsip UGM. Kegiatan kunjungan ke Arsip UGM ini diikuti oleh 56 orang peserta yang berasal dari berbagai lembaga yang ada di bawah Kementerian Perindustrian. Tujuan dari kunjungan ini agar para peserta dapat melihat secara langsung bagaimana pengelolaan arsip di perguruan tinggi yang lembaga kearsipannya sudah berdiri jauh sebelum keluarnya Undang-Undang No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, sebab Arsip UGM telah berdiri sejak 11 September 2004. Adapun lingkup dari kunjungan ini meliputi bagaimana pengelolaan arsip aktif dan arsip elektronik, pengelolaan arsip inaktif dan media baru, bagaimana menyusutkan arsip, peran sumberdaya kearsipan di Kantor Arsip dan peran Kantor Arsip didalam penyajian informasi agar cepat dan akurat. lihat lanjut

Pengelolaan arsip merupakan salah satu kegiatan untuk memastikan bahwa dokumen suatu lembaga, organisasi atau bahkan arsip perorangan, baik berupa arsip aktif, arsip in aktif maupun arsip statis terkelola dengan baik. Seperti dijelaskan dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dala pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. lihat lanjut

Dalam rangka penyelenggaraan mata kuliah Dasar-dasar Kesekretariatan dan Manajemen Perkantoran pada Program Studi Diploma Kearsipan, ada 3 orang mahasiswa Program Studi Diploma Kearsipan yaitu Ilmi Kurniawati, Wahyu Sakti Adi W dan Mijil Larasati K yang memilih Arsip UGM sebagai tempat Observasi dan Wawancara.. Observasi dan Wawancara tersebut dilaksanakan pada Hari Selasa, 2 April 2019. Dengan Observasi dan Wawancara ini diharapkan dapat meningkatkan pengetahuan dan wawasan yang nyata di bidang kearsipan yang lebih baik. lihat lanjut

Guna melaksanakan visi dan misi Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) yaitu penyelamatkan arsip universitas sebagai sumber informasi dan memori kolektif Universitas Gadjah Mada, melaksanakan pengelolaan arsip statis (Archives Management), pengelolaan arsip inaktif dan pengembangan Records Center, serta pengembangan teknologi informasi kearsipan dan melaksanakan serta mengoptimalkan layanan internal dan eksternal informasi kearsipan, Arsip UGM mempunyai program kerja yaitu akuisisi atau penyerahan arsip dari unit kerja, fakultas bahkan berupa arsip perseorangan seperti dari tokoh-tokoh yang berjasa untuk UGM. lihat lanjut

Guna melaksanakan visi dan misi Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) yaitu penyelamatkan arsip universitas sebagai sumber informasi dan memori kolektif Universitas Gadjah Mada, melaksanakan pengelolaan arsip statis (Archives Management), pengelolaan arsip inaktif dan pengembangan Records Center, serta pengembangan teknologi informasi
kearsipan dan melaksanakan serta mengoptimalkan layanan internal dan eksternal informasi kearsipan, Arsip UGM mempunyai program kerja yaitu pendampingan pengelolaan arsip pada unit kerja dan fakultas di lingkungan universitas. lihat lanjut