Pada tanggal 25 November 2019 yang lalu staf Sekretaris Jenderal Majelis Permusyawaratan Rakyat (MPR) RI dipimpin oleh Kepala Biro Administrasi dan Pengawasan melaksanakan kunjungan ke Arsip UGM. Tujuan dari kunjungan tersebut adalah untuk memperoleh gambaran yang nyata dalam rangka membangun sistem kearsipan yang baik dan sesuai dengan undang-undang yang berlaku saat ini.

Pada saat memberikan sambutan pengantar atas kunjungan itu, Kepala Biro Administrasi dan Pengawasan Setjen MPR RI menyampaikan bahwa pada tahun 2019 ini ANRI telah melaksanakan pengawasan kearsipan dalam bentuk audit kearsipan eksternal pada MPR RI, sesuai dengan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan jo Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan. lihat lanjut

Demi untuk meningkatkan pengembangan sumber daya manusia banyak lembaga atau instansi khususnya yang bergerak di bidang kearsipan melakukan kunjungan ke lembaga lain yang sejenis agar dapat memperoleh tambahan wawasan di bidang tata kelola kearsipan. Hal inilah yang mendasari Arsip UGM harus selalu meningkatkan pengembangan sumber daya manusia dengan melakukan benchmarking ke luar UGM. Para Arsiparis dan staf Arsip UGM harus melihat dan mengetahui dinamika yang berkembang di luar UGM dan sekaligus dapat digunakan sebagai bahan evaluasi dan bahkan dapat pula menginspirasi pengembangan kearsipan yang sedang dilakukan saat ini. lihat lanjut

Dalam rangka menambah wawasan dan pengetahuan tentang tata kelola arsip, staf Sekretariat Jenderal Majelis Permusyawaratan Rakyat Republik Indonesia (MPR RI) yang dipimpin langsung oleh Kepala Biro Administrasi dan Pengawasan mengadakan kunjungan kerja ke Arsip Universitas Gadjah Mada (Arsip UGM) pada hari Senin, tanggal 25 November 2019. Kegiatan kunjungan Kepala Biro Administrasi dan Pengawasan ini juga diikuti oleh 12 (dua belas) orang staf yang terdiri dari Kepala Bagian Tata Usaha dan Kearsipan, Kepala Subbagian Kearsipan dan sisanya adalah para staf di lingkungan Setjen MPR. lihat lanjut

Berdiri sejak tahun 2004, keberadaan Arsip Universitas Gadjah Mada diawali dengan sebuah trial project dari Arsip Nasional Republik Indonesia di tingkat perguruan tinggi. Sejak berdirinya, Arsip UGM  menyadari bahwa tidak mudah untuk mengelola arsip sebuah perguruan tinggi yang lahir sejak pasca kemerdekaan dan merupakan perguruan tinggi hasil gabungan dari beberapa sekolah tinggi yang sudah lebih dulu berdiri (PP No. 23 Tahun 1949 tentang Peraturan Penggabungan Perguruan Tinggi menjadi Universiteit). lihat lanjut

Universitas Gadjah Mada memiliki jati diri sebagai Universitas Pancasila, Universitas Perjuangan, Universitas Nasional, Universitas Kerakyatan, dan Universitas Pusat Kebudayaan. Untuk memperkuat jati diri sebagai Universitas Nasional dan Universitas Pusat Kebudayaan serta selaras dengan Peraturan Gubernur DIY yang meliputi penggunaan pakaian tradisional, maka dihimbau kepada seluruh Tenaga Pendidik, Tanaga Kependidikan di lingkungan UGM untuk memakai pakaian adat Nusantara setiap hari Kamis Pahing terhitung mulai hari ini tanggal 24 Oktober 2019. lihat lanjut

Demi untuk meningkatkan pengembangan sumber daya manusia banyak lembaga atau instansi khususnya yang bergerak di bidang kearsipan melakukan kunjungan ke lembaga lain yang sejenis agar dapat memperoleh tambahan wawasan di bidang tata kelola kearsipan. Hal inilah yang mendasari Arsip UGM harus selalu meningkatkan pengembangan sumber daya manusia dengan melakukan benchmarking ke luar UGM. Para Arsiparis dan staf Arsip UGM harus melihat dan mengetahui dinamika yang berkembang di luar UGM dan sekaligus dapat digunakan sebagai bahan evaluasi dan bahkan dapat pula menginspirasi pengembangan kearsipan yang sedang dilakukan saat ini. lihat lanjut

15 (Lima Belas) tahun sudah Arsip Universitas Gadjah Mada berdiri sejak 11 September 2004 – 11 September 2019. 15 (Lima Belas) tahun bukan sebuah angka yang mudah untuk dilalui dengan berbagai prestasi yang sudah didapat saat ini. 15 (Lima Belas) tahun juga bukan angka yang besar untuk sebuah organisasi, akan tetapi sampai saat ini kami masih berusaha untuk lebih meningkatkan kinerja untuk membantu Universitas Gadjah Mada dan masyarakat luas dalam Bidang Kearsipan.

Tepat dengan bertambahnya umur Arsip Universitas Gadjah Mada yang ke-15 (Lima Belas) kami mengundang seluruh Arsiparis dan Pengelola Arsip di lingkungan Universitas Gadjah Mada dalam acara Pembinaan Sumber Daya Manusia dalam Bidang Kearsipan yang kali ini membahas Teknis Penyusutan Dokumen. Diharapkan dengan adanya pertemuan ini dapat memberikan pemahaman dan dapat menyamakan presepsi tentang penyusutan arsip yang meliputi pemindahan, penyerahan dan pemusnahan arsip di lingkungan Universitas Gadjah Mada. Kegiatan ini dibuka oleh Pimpinan Arsip Universitas Gadjah Mada dan sebagai pemateri adalah Arsiparis Universitas Gadjah Mada yaitu Bapak Herman Setyawan, A.Md., S.Pd., M.Sc. lihat lanjut

Tanggal 6-7 September 2019 bertepat di Hotel Griya Persada Kaliurang Yogyakarta, Arsip UGM mengadakan Workshop Kearsipan yang diikuti oleh seluruh Arsiparis dan Pengelola Arsip di lingkungan UGM. Peserta workshop berjumlah 60 orang yang berasal dari 16 Fakultas, 5 Direktorat dan 5 Unit Kerja di bawah kantor pusat UGM. Workshop ini mengambil tema “Pengembangan Kapasitas Arsiparis dan Pengelola Arsip UGM dalam Rangka Mengemban Misi Catur Dharma Perguruan Tinggi di Era Disruptif” dengan tujuan meningkatkan kompetensi dan kapasitas Arsiparis untuk menghadapi tantangan jaman di era disruptif dan merumuskan strategi penguatan kelembagaan dan kapasitas arsiparis dalam mengemban misi Catur Dharma UGM. lihat lanjut

Fakultas Pendidikan Bahasa dan Sastra Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) Bandung pada hari Jumat, tanggal 26 Juli 2019 melaksanakan studi banding ke Arsip UGM dalam rangka meningkatkan pengetahuan dan wawasan para staf/ tenaga kependidikan yang mengikuti studi banding tersebut. Kegiatan studi banding ini dipimpin langsung oleh Wakil Dekan 2 Bidang Keuangan dan Sumberdaya Fakultas Pendidikan dan Sastra dan diikuti oleh 15 tenaga kependidikan fakultas tersebut.

Kunjungan studi banding diterima oleh Kepala Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan dan Kepala Bidang Inovasi, Pelestarian dan Konservasi Arsip, serta didampingi tiga orang petugas arsip. Tujuan dari kunjungan studi banding tersebut adalah untuk memperoleh gambaran yang nyata dalam rangka membangun sistem kearsipan yang baik dan sesuai dengan Undang-Undang yang berlaku, mengingat bahwa belum adanya tenaga arsiparis di Fakultas Pendidikan Bahasa dan Sastra UPI. Untuk mengetahui secara langsung praktik pengelolaan arsip, rombongan diajak mengunjungi central file, records center, depo, ruang preservasi, ruang pengolah, dan ruang layanan Arsip UGM. lihat lanjut

Pengelolaan arsip merupakan salah satu kegiatan untuk memastikan bahwa dokumen suatu lembaga, organisasi atau bahkan arsip perorangan, baik berupa arsip aktif, arsip inaktif maupun arsip statis terkelola dengan baik. Seperti dijelaskan dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. lihat lanjut