Arsip UGM sebagai lembaga kearsipan yang telah berdiri sejak tahun 2004 dan merupakan pilot project Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (LKPT) di Indonesia siap untuk bergandengan tangan dengan semua pihak untuk bersama-sama mengembangkan kearsipan di Indonesia. Demi pengembangan kearsipan dan meningkatkan kompetensi SDM kearsipan Indonesia, Arsip UGM terbuka untuk menerima kunjungan maupun studi banding dari berbagai pihak.

 
Selama bulan Mei hingga Juli 2016 ada beberapa instansi yang melakukan kunjungan dan studi banding kearsipan ke Arsip UGM. Tanggal 18 Mei 2016 Corporat University PT. Pelindo melakukan kunjungan ke Arsip UGM. Tim dari RSUP. Dr. Sardjito berkunjung tanggal 13 Mei 2016. Tanggal 2 -3 Juni 2016 kunjungan dari Politeknik Negeri Malang. Kementerian Perindustrian melakukan studi banding pada tanggal 16 Juni 2016. Dalam rangka untuk mengembangkan laboratorium preservasi arsip, Prodi Kearsipan Sekolah Vokasi UGM juga melakukan kunjungan ke Arsip UGM pada tanggal 26 Juli 2016. lihat lanjut

Rabu, 20 Juli 2016 bertempat di Arsip UGM diselenggarakan pembinaan SDM kearsipan di lingkungan UGM yang meliputi para arsiparis dan pengelola arsip. Acara yang masih bertepatan dengan bulan Syawal tersebut sekaligus dimanfaatkan sebagai acara syawalan. Pembinaan SDM disampaikan oleh Sekretaris Direktorat SDM UGM dari aspek manajemen SDM serta Dr. Rizal Mustansyir Dosen Fakultas Filsafat UGM dari aspek manajemen spiritual. Hadir dalam acara tersebut para arsiparis dan pengelola arsip dari berbagai unit kerja UGM seperti fakultas, sekolah, direktorat, bagian, dan pusat studi. Arsip UGM sebagai penyelenggara berharap kegiatan ini dapat meningkatkan kompetensi SDM kearsipan UGM baik secara manajerial maupun mental spiritual sehingga dapat berdampak positif pada kinerja pengelolaan arsip di lingkungan UGM. lihat lanjut

Keluarga Besar Arsip UGM mengucapkan selamat idul fithri 1347 H. Mohon maaf lahir dan batin. Semoga Allah SWT selalu melimpahkan rahmat dan hidayahnya kepada kita semua.

Penyelenggaraan kearsipan yang baik dalam suatu organisasi diperlukan Norma Standar dan Kriteria kearsipan (NSPK). Ada empat NSPK yang harus disusun oleh suatu organisasi yaitu Tata Naskah Dinas (TND), Pola Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip (JRA), serta Klasifikasi dan Keamanan Akses Arsip (KKAA). Hal ini sesuai dengan amanat UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan PP No. 28 Tahun 2012.

Dalam rangka menyempurnakan dan menjamin kelancaran penyelenggaraan kearsipan di lingkungan UGM, Arsip UGM sejak tahun 2015 telah menyusun rancangan tiga NSPK tersebut yaitu Pola Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip (JRA), serta Klasifikasi dan Keamanan Akses Arsip (KKAA). Pada tahun 2016 rancangan tersebut lebih disempurnakan. Penyusunan rancangan NSPK tersebut dilakukan dengan menjaring masukan dari unit kerja di lingkungan UGM. Pada bulan Februari-Maret 2016 Arsip UGM melakukan survei ke perwakilan fakultas dan pusat studi, seluruh direktorat dan bagian di lingkungan Kantor Pimpinan Universitas, Organ Universitas seperti Majelis Wali Amanat, Senat Akademik, Komite Audit, Dewan Guru Besar, dan unit-unit penunjang lainnya seperti PIAT, Perpustakaan, RSA, GMC, GMUM, dan UGM Residence. Hasil survei tersebut telah jadikan dasar dalam menyusun rancangan NSPK tersebut oleh tim Arsip UGM. lihat lanjut

 
Arsip UGM telah meraih akreditasi Kearsipan Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi dari ANRI dengan kualifikasi Akreditasi A (Sangat Baik). Arsip UGM berhasil mencapai nilai 88,89%. Nilai tersebut merupakan nilai tertinggi diantara nilai akreditasi yang telah diperoleh oleh organisasi kearsipan lainnya baik kategori Lembaga Kearsipan Propinsi, Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota, Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi, maupun Unit Kearsipan. Aspek yang dinilai dalam akreditasi tersebut meliputi kebijakan; pembinaan; pengelolaan arsip yang meliputi akuisisi, pengolahan, pemeliharaan dan perawatan, dan layanan arsip; organisasi; SDM; dan prasarana sarana kearsipan. lihat lanjut

Dewan juri yang terdiri dari Dr. Ratminto, M.Pol. Admin. (ketua merangkap anggota), Dra. Sugihastuti, MS. (anggota), dan Drs. Burhanudin DR. (anggota), telah melakukan penilaian terhadap naskah yang sudah masuk dalam Lomba Karya Tulis Kearsipan Nasioanal 2015 sampai dengan batas pengumpulan naskah 14 Agustus 2015. Penilaian karya tulis mengacu pada dua hal, yaitu: Isi dan Subtansi (70%) serta Bahasa dan Teknik Penulisan Ilmiah (30%).

Berdasarkan rapat rekapitulasi yang dilakukan oleh dewan juri yang dihadiri oleh panitia, Dewan juri memutuskan pemenang Lomba Karya Tulis Kearsipan Nasional 2015 dalam rangka Dies Arsip UGM ke-11 sebagai berikut : lihat lanjut

Tahun 2015 Arsip UGM kembali berhasil mempertahankan kemenangannya sebagai Juara I Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi Terbaik. Lomba tahun ini berbeda dengan tahun-tahun sebelumnya. Sejak tahun 2007 hingga tahun 2014 Lomba Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi Terbaik diselenggarakan oleh Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, tetapi tahun 2015 diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

Ada 20 perguruan tinggi yang diundang oleh ANRI untuk mengikuti lomba ini. Penilaian lomba berdasarkan komponen yang meliputi Norma Standar Pedoman Kriteria (NSPK), pengelolaan arsip inaktif, kelembagaan/SOTK, sarana dan prasarana, SDM, dan pembinaan kearsipan. Komponen tersebut dinilai melalui portofolio yang diisi oleh peserta lomba kemudian dikirimkan ke ANRI untuk dinilai juri. Dari penilaian protofolio tersebut dipilih tiga besar untuk selanjutnya dilakukan penilaian lagi guna menentukan juara 1, 2, dan 3. LKPT yang masuk kategori 3 besar adalah UGM, UNS, dan Udayana. Ketiga LKPT ini diundang untuk melakukan presentasi di ANRI untuk dinilai oleh Juri pada tanggal 13 Agustus 2015. Pada tanggal 17 Agustus 2015 pemenang diundang untuk mengikuti upacara kemerdekaan RI di Istana Negara dan penerimaan penghargaan. Selain itu juga diundang dalam acara ramah tamah dengan Presiden RI di Istana Negara Bogor. (Musliichah) lihat lanjut

Pada tanggal 5 Agustus 2015 bertempat di Rumah Budaya Java Poetry beralamat di Jalan Dewi Sartika Saganogyakarta, Arsip UGM menyelenggarakan pelatihan digitalisasi arsip. Pelatihan diselenggarakan bekerjasama dengan Emax Apple dan Java Poetry. Pemateri pelatihan Dra. Eny Kusumindarti W. selaku Kabid Database Arsip UGM menyampaikan materi tentang digitalisasi arsip dalam perspektif kearsipan. Sedangkan Anne Arbali selaku Emaxx Edu dan Apple Professional Development Program menyampaikan materi tentang teknologi digitalisasi arsip. lihat lanjut

Arsip UGM bekerjasama dengan Java Poetry menyelenggarakan pameran arsip dengan tema “UGM dalam Pengembangan Budaya Nusantara”. Pameran diselenggarakan di Rumah Budaya Java Poetry yang berlokasi di Sagan Yogyakarta selama 7 hari (tanggal 4 – 10 Agustus 2015). Pameran menampilkan berbagai khazanah arsip UGM yang mencerminkan kegiatan dan nilai-nilai budaya yang dilaksanakan dan dikembangkan oleh UGM, seperti foto-foto pentas seni dan budaya yang dilaksanakan baik pegawai maupun mahasiswa UGM, penelitian UGM terkait budaya seperti penggalian nilai-nilai pancasila dari Serat Centhini, dan penelitian cerita rakyat nusantara di berbagai propinsi di Indonesia. lihat lanjut

Mengingat singkatnya masa pengumpulan naskah Lomba Karya Tulis Kearsipan Nasional 2015 yang diselingi dengan libur lebaran dan melihat masih tingginya minat peserta, maka panitia memutuskan memperpanjang masa pengumpulan naskah hingga tanggal 14 Agustus 2015.

Ketentuan Lomba Karya Tulis Kearsipan  Nasional 2015 dapat dilihat pada tautan berikut ini.