Tahun 2016 Arsip UGM genap berusia 12 tahun. Sebagai lembaga kearsipan perguruan tinggi pertama di Indonesia, Arsip UGM terus melakukan upaya untuk berbenah diri dan meningkatkan kinerja. Sehubungan dengan itu pada tanggal 15 September 2016 Arsip UGM menyelenggarakan kegiatan untuk memperingati Dies XII Arsip UGM sekaligus melaksanakan pembinaan kearsipan di bidang SDM dengan menyelenggarakan pelatihan dengan tema Tata Persuratan dan Bahasa Surat yang menghadirkan narasumber Drs. Ridha Mashudi Wibowo, M.Hum. dosen Fakultas Ilmu Budaya UGM. Acara tersebut dihadiri oleh Pimpinan Universitas yaitu Direktur dan Sekretaris SDM UGM, Pimpinan Perpustakaan UGM, serta arsiparis dan pengelola arsip dari berbagai unit kerja di lingkungan UGM. lihat lanjut

 
Arsip UGM bertanggung jawab dalam membangun manajemen kearsipan di lingkungan UGM. Salah satu perangkat yang diperlukan adalah peraturan kearsipan. Dalam rangka melaksanakan tanggung jawab tersebut, Arsip UGM pada tahun 2016 telah merancang draft sistem klasifikasi arsip. Penyusunan draf didahului dengan survei ke unit kerja UGM diantaranya fakultas, direktorat, pusat studi, kantor, dan bagian untuk mendaptkan gambaran tentang khazanah arsip yang tercipta di UGM. Hasil survei tersebut kemudian digunakan sebagai bahan dalam menyusun rancangan sistem klasifikasi arsip yang akan digunakan sebagai pedoman bagi seluruh unit kerja di lingkungan UGM. lihat lanjut

Perkembangan dan dinamika Arsip UGM sejak didirikan pada tanggal 11 September 2004 hingga saat ini sangat dinamis. Selama 12 tahun, Arsip UGM telah menjalankan berbagai tugas dan fungsi untuk mendukung tri dharma UGM dan tugas dan fungsi sebagai lembaga kearsipan sesuai dengan peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan yang berlaku di Indonesia. Perkembangan UGM yang pesat dan tuntutan peningkatan layanan mendorong perlunya penyesuaian/perubahan SOTK Arsip UGM.

Perubahan SOTK Arsip UGM ditetapkan dalam SK Rektor UGM Nomor l/P/SK/HT/2015 Tentang Kedudukan, Fungsi, dan Tugas Organisasi di Lingkungan Universitas Gadjah Mada. Berdasarkan SK Rektor UGM Nomor l/P/SK/HT/2015, unit kerja di lingkungan UGM dikelompokkan dalam 3 kelompok yaitu Unsur Pelaksana Akademik, Unsur Administrasi dan Pengembangan, serta Unsur Penunjang Universitas. Sebelumnya Arsip UGM merupakan Unsur Penunjang Universitas (berdasarkan SK MWA UGM No.12/SK/MWA/2003), sekarang berubah menjadi Unsur Administrasi dan Pengembangan. Pasal 2 dan 3 SK Rektor UGM Nomor l/P/SK/HT/2015 menyebutkan salah satu Unsur Administrasi dan Pengembangan adalah Sekretariat Universitas. Sekretariat Universitas terdiri dari Sekretaris Eksekutif, Kantor Audit Internal, Kantor Hukum dan Organisasi, Kantor Jaminan Mutu, dan Arsip Universitas. lihat lanjut

Mengabdi melalui sebuah lembaga kearsipan di lingkungan perguruan tinggi menuntut kerja keras berdasarkan kompetensi di bidang kearsipan maupun kompetensi lainnya. Masih banyak kendala dan tantangan yang dihadapi. Semuanya tidak akan menyurutkan langkah. Keluarga besar Arsip UGM berkomitmen untuk terus bekerja, berkarya, dan mengabdi. Kekeluargaan dan kebersamaan menjadi penyemangat kami. Terus bergandengan tangan untuk saling membantu dan menguatkan dalam mewujudkan visi dan misi Arsip UGM, mengabdi pada UGM dan bangsa. lihat lanjut

Arsip UGM sebagai lembaga kearsipan perguruan tinggi pertama di Indonesia ingin turut berpartisipasi dalam pengembangan kearsipan di Indonesia. Komitmen partisipasi sebagai salah satu wujud pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi tersebut bukan hanya ditujukan kepada lembaga perguruan tinggi tetapi juga lembaga non perguruan tinggi baik lembaga pemerintah maupun swasta. Salah satu wujud dari komitmen tersebut adalah Arsip UGM menyelenggarakan kegiatan bimbingan teknis (bimtek) kearsipan terbuka untuk umum. Bimtek tersebut menjadi sarana berbagi pengalaman dan pengetahuan kearsipan untuk bersama-sama mengembangkan kearsipan. lihat lanjut

Arsip UGM sebagai lembaga kearsipan yang telah berdiri sejak tahun 2004 dan merupakan pilot project Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (LKPT) di Indonesia siap untuk bergandengan tangan dengan semua pihak untuk bersama-sama mengembangkan kearsipan di Indonesia. Demi pengembangan kearsipan dan meningkatkan kompetensi SDM kearsipan Indonesia, Arsip UGM terbuka untuk menerima kunjungan maupun studi banding dari berbagai pihak.

 
Selama bulan Mei hingga Juli 2016 ada beberapa instansi yang melakukan kunjungan dan studi banding kearsipan ke Arsip UGM. Tanggal 18 Mei 2016 Corporat University PT. Pelindo melakukan kunjungan ke Arsip UGM. Tim dari RSUP. Dr. Sardjito berkunjung tanggal 13 Mei 2016. Tanggal 2 -3 Juni 2016 kunjungan dari Politeknik Negeri Malang. Kementerian Perindustrian melakukan studi banding pada tanggal 16 Juni 2016. Dalam rangka untuk mengembangkan laboratorium preservasi arsip, Prodi Kearsipan Sekolah Vokasi UGM juga melakukan kunjungan ke Arsip UGM pada tanggal 26 Juli 2016. lihat lanjut

Rabu, 20 Juli 2016 bertempat di Arsip UGM diselenggarakan pembinaan SDM kearsipan di lingkungan UGM yang meliputi para arsiparis dan pengelola arsip. Acara yang masih bertepatan dengan bulan Syawal tersebut sekaligus dimanfaatkan sebagai acara syawalan. Pembinaan SDM disampaikan oleh Sekretaris Direktorat SDM UGM dari aspek manajemen SDM serta Dr. Rizal Mustansyir Dosen Fakultas Filsafat UGM dari aspek manajemen spiritual. Hadir dalam acara tersebut para arsiparis dan pengelola arsip dari berbagai unit kerja UGM seperti fakultas, sekolah, direktorat, bagian, dan pusat studi. Arsip UGM sebagai penyelenggara berharap kegiatan ini dapat meningkatkan kompetensi SDM kearsipan UGM baik secara manajerial maupun mental spiritual sehingga dapat berdampak positif pada kinerja pengelolaan arsip di lingkungan UGM. lihat lanjut

Keluarga Besar Arsip UGM mengucapkan selamat idul fithri 1347 H. Mohon maaf lahir dan batin. Semoga Allah SWT selalu melimpahkan rahmat dan hidayahnya kepada kita semua.

Penyelenggaraan kearsipan yang baik dalam suatu organisasi diperlukan Norma Standar dan Kriteria kearsipan (NSPK). Ada empat NSPK yang harus disusun oleh suatu organisasi yaitu Tata Naskah Dinas (TND), Pola Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip (JRA), serta Klasifikasi dan Keamanan Akses Arsip (KKAA). Hal ini sesuai dengan amanat UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan PP No. 28 Tahun 2012.

Dalam rangka menyempurnakan dan menjamin kelancaran penyelenggaraan kearsipan di lingkungan UGM, Arsip UGM sejak tahun 2015 telah menyusun rancangan tiga NSPK tersebut yaitu Pola Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip (JRA), serta Klasifikasi dan Keamanan Akses Arsip (KKAA). Pada tahun 2016 rancangan tersebut lebih disempurnakan. Penyusunan rancangan NSPK tersebut dilakukan dengan menjaring masukan dari unit kerja di lingkungan UGM. Pada bulan Februari-Maret 2016 Arsip UGM melakukan survei ke perwakilan fakultas dan pusat studi, seluruh direktorat dan bagian di lingkungan Kantor Pimpinan Universitas, Organ Universitas seperti Majelis Wali Amanat, Senat Akademik, Komite Audit, Dewan Guru Besar, dan unit-unit penunjang lainnya seperti PIAT, Perpustakaan, RSA, GMC, GMUM, dan UGM Residence. Hasil survei tersebut telah jadikan dasar dalam menyusun rancangan NSPK tersebut oleh tim Arsip UGM. lihat lanjut

 
Arsip UGM telah meraih akreditasi Kearsipan Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi dari ANRI dengan kualifikasi Akreditasi A (Sangat Baik). Arsip UGM berhasil mencapai nilai 88,89%. Nilai tersebut merupakan nilai tertinggi diantara nilai akreditasi yang telah diperoleh oleh organisasi kearsipan lainnya baik kategori Lembaga Kearsipan Propinsi, Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota, Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi, maupun Unit Kearsipan. Aspek yang dinilai dalam akreditasi tersebut meliputi kebijakan; pembinaan; pengelolaan arsip yang meliputi akuisisi, pengolahan, pemeliharaan dan perawatan, dan layanan arsip; organisasi; SDM; dan prasarana sarana kearsipan. lihat lanjut