Setelah sukses menyelenggarakan pelatihan Manajemen Arsip Dinamis Aktif pada bulan Agustus 2016 lalu, Arsip UGM kembali menyelenggarakan pelatihan teknis kearsipan. Hal ini dilakukan karena tingginya permintaan dari berbagai instansi baik perguruan tinggi maupun non perguruan tinggi untuk belajar kearsipan di Arsip UGM. Memenuhi permintaan tersebut, bulan November 2016 Arsip UGM menyelenggarakan dua kali pelatihan teknis kearsipan.

Tanggal 2 – 4 November 2016 diselenggarakan Pelatihan Teknis Kearsipan dengan tema Manajemen Arsip Inaktif. Pelatihan yang disampaikan dalam bentuk materi presentasi dan praktik ini dilaksanakan di Hotel Kristal Lotus Yogyakarta. Berikutnya, tanggal 9 – 11 November 2016 diselenggarakan Pelatihan Teknis Kearsipan dengan tema Manajemen Arsip Dinamis dengan menyajikan materi tentang pengelolaan arsip aktif dan pengelolaan arsip inaktif di Hotel UC UGM. Pelatihan kedua ini juga disajikan dalam bentuk materi presentasi dan praktik. lihat lanjut

Pada hari Senin, 17 Oktober 2016 Arsip UGM menerima studi banding dari Fakultas Peternakan Universitas Tadulako. Rombongan sebanyak tujuh orang yang dipimpin oleh Kepala TU Fakultas Peternakan Universitas Tadulako. Rombongan diterima oleh Kepala Arsip UGM, Kepala Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan Arsip UGM, dan salah satu arsiparis.

Tujuan dari studi banding tersebut adalah untuk merancang sistem kearsipan di Fakultas Peternakan Universitas Tadulako khususnya manajemen arsip dinamis serta untuk mengetahui konsep penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi. Rombongan berdiskusi tentang pengelolaan arsip aktif dan inaktif sekaligus tentang pengembangan central file dan record center. Setelah berdiskusi, rombongan mengunjungi langsung central file, record center, depo, ruang preservasi, dan ruang layanan Arsip UGM. lihat lanjut

Dalam rangka menambah khazanah arsip dan menyelamatkan memori kolektif UGM, Arsip UGM terus mengembangkan program pengembangan khazanah arsip statis. Salah satu program yang dikembangkan adalah penarikan arsip dari unit-unit di lingkungan UGM. Unit tersebut tidak hanya unit kerja tetapi juga unit kegiatan mahasiswa (UKM).

Tanggal 7 Oktober 2016, Arsip UGM berhasil mengakuisisi arsip dari Fakultas Kedokteran UGM berupa arsip-arsip tentang pengabdian UGM terkait pelaksanaan proyek rehabilitasi bencana gempa bumi di Nias, gempa dan tsunami di Aceh, serta pengembangan Universitas Tadulako. Arsip UGM juga berhasil mengakuisisi arsip dari UKM Satuan Resimen Mahasiswa Mahakarta DanYon I UGM pada tanggal 7 Oktober 2016. Arsip dari UKM Menwa yang diakuisisi berupa arsip-arsip tekstual terkait dinamika organisasi dan kegiatan-kegiatan Menwa UGM. Saat ini masih dilakukan pendampingan penataan arsip-arsip foto di UKM Menwa khususnya dalam penelusuran informasi identitas foto. Setelah dilakukan penataan, arsip foto tersebut selanjutnya akan diakuisisi oleh Arsip UGM. lihat lanjut

Tuntutan profesionalisme dalam bidang kearsipan sangat penting terlebih dalam menyelenggarakan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi dengan sasaran pengguna yang sangat beragam dan tingkat pendidikan yang tinggi. SDM kearsipan baik arsiparis maupun pengelola arsip harus selalu meningkatkan kompetensi dalam rangka membangun profesionalitas.

Salah satu upaya yang dilakukan oleh Arsip UGM dalam rangka meningkatkan kompetensi untuk membangun profesionalisme SDM kearsipan UGM adalah dengan mengajak arsiparis dan pengelola arsip di lingkungan UGM studi banding kearsipan. Studi banding kearsipan yang diikuti oleh arsiparis dan pengelola arsip di lingkungan UGM dengan didampingi oleh Kepala Arsip UGM dan Kepala Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan UGM dilaksanakan pada tanggal 29 – 30 September 2016. lihat lanjut

Dalam rangka membangun tata kelola kearsipan yang baik di lingkungan UGM, Arsip UGM terus berupaya melengkapi berbagai peraturan kearsipan yang akan digunakan sebagai dasar penyelenggaraan kearsipan di UGM. Beberapa peraturan yang sedang dipersiapkan oleh Arsip UGM sebelum disahkan menjadi peraturan Rektor UGM adalah Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip (JRA) untuk merevisi JRA UGM tahun 2009, dan Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip.

Tiga draf peraturan tersebut telah rancang sejak awal tahun 2016. Dalam rangka penyempurnaan dan menjaring masukan dari berbagai unit kerja di lingkungan UGM yang nantinya akan menjadi pengguna dan pelaksana peraturan tersebut, maka diselenggarakan kegiatan FGD dan workshop. FGD dan Worksop mengundang seluruh Kepala Kantor Administrasi Fakultas dan Sekolah; pimpinan direktorat, bagian, dan kantor; serta perwakilan arsiparis dan petugas kearsipan di lingkungan UGM. FGD dan workshop Klasifikasi Arsip diselenggarakan pada tanggal 5-6 September 2016 di Ruang Sidang Perpustakaan UGM. FGD dan workshop JRA dan KKAA diselenggarakan tanggal 22 – 23 September di Hotel LPP Yogyakarta. Semoga peraturan-peraturan ini dapat segera disahkan serta dapat digunakan sebagai pedoman penyelenggaraan kearsipan di UGM. lihat lanjut

Arsip merupakan sumber memori individu dan kolektif sehingga harus diselamatkan. Keberadaan seseorang maupun organisasi dapat ditelusuri dan diketahui dari arsip. Arsip UGM sebagai lembaga kearsipan yang bertanggungjawab menjaga dan mengelola memori kolektif UGM berusaha menelusuri dan menyelamatkan arsip-arsip bersejarah terkait organisasi dan sivitas akademika UGM. Salah satu arsip bersejarah tersebut adalah arsip kemahasiswaan Joko Widodo alumni Fakultas Kehutanan UGM yang saat ini menjabat sebagai Presiden Republik Indonesia. lihat lanjut

Tahun 2016 Arsip UGM genap berusia 12 tahun. Sebagai lembaga kearsipan perguruan tinggi pertama di Indonesia, Arsip UGM terus melakukan upaya untuk berbenah diri dan meningkatkan kinerja. Sehubungan dengan itu pada tanggal 15 September 2016 Arsip UGM menyelenggarakan kegiatan untuk memperingati Dies XII Arsip UGM sekaligus melaksanakan pembinaan kearsipan di bidang SDM dengan menyelenggarakan pelatihan dengan tema Tata Persuratan dan Bahasa Surat yang menghadirkan narasumber Drs. Ridha Mashudi Wibowo, M.Hum. dosen Fakultas Ilmu Budaya UGM. Acara tersebut dihadiri oleh Pimpinan Universitas yaitu Direktur dan Sekretaris SDM UGM, Pimpinan Perpustakaan UGM, serta arsiparis dan pengelola arsip dari berbagai unit kerja di lingkungan UGM. lihat lanjut

 
Arsip UGM bertanggung jawab dalam membangun manajemen kearsipan di lingkungan UGM. Salah satu perangkat yang diperlukan adalah peraturan kearsipan. Dalam rangka melaksanakan tanggung jawab tersebut, Arsip UGM pada tahun 2016 telah merancang draft sistem klasifikasi arsip. Penyusunan draf didahului dengan survei ke unit kerja UGM diantaranya fakultas, direktorat, pusat studi, kantor, dan bagian untuk mendaptkan gambaran tentang khazanah arsip yang tercipta di UGM. Hasil survei tersebut kemudian digunakan sebagai bahan dalam menyusun rancangan sistem klasifikasi arsip yang akan digunakan sebagai pedoman bagi seluruh unit kerja di lingkungan UGM. lihat lanjut

Perkembangan dan dinamika Arsip UGM sejak didirikan pada tanggal 11 September 2004 hingga saat ini sangat dinamis. Selama 12 tahun, Arsip UGM telah menjalankan berbagai tugas dan fungsi untuk mendukung tri dharma UGM dan tugas dan fungsi sebagai lembaga kearsipan sesuai dengan peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan yang berlaku di Indonesia. Perkembangan UGM yang pesat dan tuntutan peningkatan layanan mendorong perlunya penyesuaian/perubahan SOTK Arsip UGM.

Perubahan SOTK Arsip UGM ditetapkan dalam SK Rektor UGM Nomor l/P/SK/HT/2015 Tentang Kedudukan, Fungsi, dan Tugas Organisasi di Lingkungan Universitas Gadjah Mada. Berdasarkan SK Rektor UGM Nomor l/P/SK/HT/2015, unit kerja di lingkungan UGM dikelompokkan dalam 3 kelompok yaitu Unsur Pelaksana Akademik, Unsur Administrasi dan Pengembangan, serta Unsur Penunjang Universitas. Sebelumnya Arsip UGM merupakan Unsur Penunjang Universitas (berdasarkan SK MWA UGM No.12/SK/MWA/2003), sekarang berubah menjadi Unsur Administrasi dan Pengembangan. Pasal 2 dan 3 SK Rektor UGM Nomor l/P/SK/HT/2015 menyebutkan salah satu Unsur Administrasi dan Pengembangan adalah Sekretariat Universitas. Sekretariat Universitas terdiri dari Sekretaris Eksekutif, Kantor Audit Internal, Kantor Hukum dan Organisasi, Kantor Jaminan Mutu, dan Arsip Universitas. lihat lanjut

Mengabdi melalui sebuah lembaga kearsipan di lingkungan perguruan tinggi menuntut kerja keras berdasarkan kompetensi di bidang kearsipan maupun kompetensi lainnya. Masih banyak kendala dan tantangan yang dihadapi. Semuanya tidak akan menyurutkan langkah. Keluarga besar Arsip UGM berkomitmen untuk terus bekerja, berkarya, dan mengabdi. Kekeluargaan dan kebersamaan menjadi penyemangat kami. Terus bergandengan tangan untuk saling membantu dan menguatkan dalam mewujudkan visi dan misi Arsip UGM, mengabdi pada UGM dan bangsa. lihat lanjut